A hírlevél küldő eszköznél egyszerűen arra gondoltam, számítógéppel, interneteléréssel kell rendelkeznünk, és egy programmal, aminek segítségével leveleket tudunk küldeni.
Ezen a ponton nem magyarázok sokat, az első kettő érthető, a programon pedig érthetek egy hírlevélküldő szoftvert, vagy ahogy az előbbi bejegyzésben a módszernél részleteztem, a webes levelezőt, illetve levelezőprogramot.

A különböző, levélküldésre alkalmas szoftverekre sem térek ki, hiszen nagyon sok van belőlük, valamennyire hasonlóak, és persze vannak eltérések is. 

A magam részéről már csak a webes felületen levelezek, mert így bárhonnan el tudom olvasni a leveleimet, és a válaszaimat is. Akkor szoktam le a levelezőszoftver használatáról, amikor  a levélküldéssel gondok támadtak. Konkrétan, a freemail szervere nem fogadta a kiküldésre szánt leveleket, így meg nem volt már értelme külön szoftvernek, ha a válaszhoz fel kell mennem az oldalukra.
Ma már olyan internetkapcsolattal és sebességgel netezünk olyan áron, hogy nem kell offline leveleket olvasni a számítógépünkön.

Hogyan küldjem a hírlevelet?

A hírlevelek kiküldésére sokféle szoftvert ajánlanak. Sok helyen olvashatunk ezek működéséről, van, ahol a tárhely szolgáltatója is ajánl ilyet, máshol előfizetést lehet vásárolni.
Nem ezekről akarok írni.

Kezdő, de tényleg kezdő online vállalkozó boldog lenne, ha a hírlevelekkel olyan gond állna elő, hogy nem tudja kezelni azt a rengeteg e-mail címet, ahova küldeni kell a leveleket.
Mindenki elkezdte valahogy, és mindenki tudja, az ezres lista nem egy hét alatt született. Akik leírják, bizonyos akció hatására napi több ezerrel nőtt a feliratkozók száma, nem ma vagy tegnap kezdték a munkát.

Megnézhetjük, honlapunkat hányan keresik fel naponta. Ha ez a szám 20 alatt van, nem kell attól félni, belefulladunk a hírlevélküldésbe. Nem az a jellemző, hogy megnézünk egy oldalt, és máris adjuk a címünket, "Ide lőjenek!".

Tehát, aki most töri a fejét a hírlevélen, inkább előre dolgozva, kezdje el írni a tartalmat, hogy amikor már többen is várják azt a levelet, akkor legyen mit küldeni.
Az első időben nincs szükség arra, hogy hírlevélküldő szoftvert vegyünk/béreljünk, vagy akár csak megtanuljunk használni.
Hogy ez utóbbit miért nem? Mert ahhoz a néhány címhez felesleges. Mire összegyűlik 100 cím, és úgy érezzük, már valóban tenni kell valamit, addigra már lesz újabb szoftver, új verzió, új szolgáltatás, módszer. Elég lesz majd akkor alaposan körülnézni az akkori piacon, begyűjteni az információt, és választani.

Az első néhány tucat feliratkozót kezeljük úgy, mintha levelet küldenénk valakinek.
Itt ketté is választom a kérdést. Ha a hírlevél olyan, hogy biztosan ugyanabban a sorrendben kell küldeni, akkor valószínűleg nem is ugyanazt a szöveget kell elküldeni mindenkinek. Ekkor tényleg olyan, mintha levelet írnék.
Egyre viszont nagyon oda kell figyelni. Tudnom kell, kinek mit küldtem el.
Vagyis nyilvántartást kell vezetni a kiküldött levelekről. Nehogy valaki többször is megkapja ugyanazt, más meg kimaradjon egy-egy levélből.
Ezt egy táblázatban tudjuk nyilvántartani. Ahogy sokasodnak a feliratkozók, egyre kényelmetlenebb lesz, de már váruk azt a boldog időt, amikor ilyen gondunk van.

A kellemesebb variáció az, amikor egyszerre mindenki kaphatja ugyanazt a levelet. Ekkor nincs keveredés, mindenkinél bejegyezzük, megkapta az aktuális levelet.
Később viszont nem lehet másolni a kiküldést!
Hiszen, ha aktualitásokat küldök ki, nem tehetem meg, hogy húsvétkor küldöm a karácsonyi ajánlatot, mert éppen annyi idő telt el a két feliratkozás között. Azt hiszem, érthető.

A levelezők nagy része tud olyat, hogy titkos másolat. Ezt a funkciót nagyon jól ki lehet használni.
Ugye feltűnt már, hogy hírlevelek esetében nem tudjuk, ki kapott még ilyen levelet. (Bezzeg a továbbított leveleknél, amikor hosszan olvashatjuk a címzetteket.)

A hírlevél címzettje legyek én, és titkos másolatot kap mindenki. 10-20 címzettnél nem lesz semmi gond, mert ez annyira kevés, hogy nem fogunk levélszemetelővé válni miatta. Gondoljunk bele, osztálytársunk is lehet ennyi...

A titkos másolatban az a jó, hogy aki kapja, nem látja, ki mindenki kapta még meg a levelet.
A cél nem az, hogy közzétegyük, kikkel állunk bármiféle kapcsolatban.
Vigyázat! A címzett és az, aki másolatot kap (Cc.) látható, csak az nem, aki titkos másolatot kap (Bcc.)
Tessék kipróbálni, ha még nem ismerjük ezt a módszert.

Vagyis megvan, hogyan küldök el egy olyan hírlevelet könnyen-gyorsan, ami mindenkinek szól.
Megcímzem magamnak, senki nem kap másolatot, minden címzett titkos másolatot kap. A szövegtörzsbe beillesztem a küldendő szöveget, és egyebeket, ha vannak, és egyszerre elküldöm.
Így minden címzett megkapja, és nem tudja, kik voltak még címzettek.

Igen, lehet mondani, hogy ez nem profi és tökéletesen elegáns hírlevélküldési módszer, de ameddig "kicsiben" működik a rendszerünk, addig jó lesz. Nem utolsó sorban ingyenes, és nem kell semmit sem megtanulni hozzá.
Azért még egy megjegyzés. Ha hírlevelet küldünk, akkor ne a freemail, gmail, akármi mail legyen a címünkben, hanem a céges e-mailünk. Legalább ennyit tegyünk meg annak érdekében, hogy ne egy hobbi levelezőként azonosítsanak bennünket.

Ugye, ha már van honlapunk, és üzletileg használjuk, akkor az nem ingyenes, vagy annak látszó tárhelyen van, annak minden problémájával? Ez is egy jó téma lesz egy alkalommal.

Hírlevelet akarok!

Mit tegyünk, ha hírleveleket akarunk küldeni a jövőben?

Írjuk össze, miről lesz szó a hírlevelekben. Osszuk el a témákat, legyen miről írni fél év múlva is. Inkább ritkább legyen a kimenő levél, de legyen miről írni.

A leveleket írjuk meg előre. Igen. Ahogy blogbejegyzéseket, twitter üzeneteket is tudunk időzítve/ütemezve küldeni, úgy meg tudjuk írni a hírleveleket is. 10-20 hírlevelet is akár.

Aki még nem írt így, egy csokorban több bejegyzést, üzenetet, az lehet, el sem hiszi, hogy így könnyebb. Könnyebb, mert ha már belelendültünk az írásba, könnyen megy, a témába már beleéltük magunkat, könnyebben jönnek a gondolatok. Néhány óra alatt készen lesz az összes hírlevél.

Persze akkor kezdjük el írni a hírlevélsorozatot, ha van időnk erre, és van ihletünk is. Vannak napok, amikor szinte füstöl a kezem alatt a klaviatúra, csak gépelek, szinte nem is gondolkodok, mert úgy érzem, az agyam diktálja, mit írjak. Ilyenkor írni kell, mert ha abbahagyom, nem biztos, hogy vissza tudok zökkenni. Ezért van sok írás a gépemen, ami nincs még befejezve. Nehéz később ugyanabban a stílusban írni.

A hírlevélsorozatnak van egy fő vonala, amire felfűzzük az írásokat. Közben, ahogy az idő halad, történnek dolgok, amikről szintén szeretnénk tájékoztatni a feliratkozókat. Ilyenkor vagy egy rendkívüli hírlevéllel, vagy a szokásos időben elküldött levéllel adunk tájékoztatást az újdonságokról, időszerű akciókról, vagy bármiről, amiről kell. Ha a szokásos menetrendbe illesztjük az aktualitásokat tartalmazó hírleveleket, akkor a már megírtak csúsznak későbbi időre. Ez jó, mert máris kiderült, ha van 10 hírlevelünk, az lehet, hogy nem is 10 alkalomra lesz elég, hanem 12 vagy több alkalomra.

A hírlevél írásról egyelőre ennyit.